¿Qué datos de mis clientes puedo guardar y cuáles no?

La libreta de contactos de un agente es, legalmente, un banco de datos personales. Y eso trae obligaciones que casi nadie en el rubro tiene resueltas: informar para qué se usan, tener una base que lo permita, y no usarlos para otra cosa.

Qué cuenta como dato personal

Cualquier información que permita identificar a una persona, directa o indirectamente. En el día a día de un agente: nombre, documento, teléfono, correo, dirección, información sobre su capacidad de pago y, si la tienes, su situación crediticia o familiar.

Algunos de esos datos son especialmente sensibles y su tratamiento tiene reglas más estrictas. Los financieros, por ejemplo, no se manejan con la misma ligereza que un teléfono.

Lo que sí puedes hacer

• Guardar los datos necesarios para atender a esa persona en la operación que te encargó.
• Conservar la documentación que te exige la normativa de prevención de lavado.
• Contactarla para lo que autorizó: avisarle de propiedades que calcen con lo que busca, si aceptó recibir eso.
• Tener un CRM, siempre que el acceso esté controlado y los datos no se compartan con quien no deba verlos.

Lo que no puedes hacer

• Usar los datos para un fin distinto del que informaste. Alguien que te dejó su teléfono para consultar por un departamento no autorizó que lo sumes a una lista de difusión.
• Compartir tu base con otros agentes sin que la persona lo sepa y lo acepte.
• Comprar listas o usar contactos extraídos de otros sitios.
• Subir tu base a una plataforma publicitaria para crear públicos, si la persona no lo autorizó.
• Guardarlo todo para siempre. Los datos se conservan mientras sean necesarios para su finalidad o mientras una norma lo exija.

El consentimiento, en la práctica

No hace falta un formulario legal de tres páginas. Hace falta que la persona sepa, antes de darte sus datos:

• Quién los va a tratar (tú o tu empresa).
• Para qué.
• Por cuánto tiempo.
• Cómo puede pedir que los elimines o los corrijas.

Una línea clara al pie de tu formulario de contacto y una política de privacidad accesible resuelven lo esencial. Lo que no vale es un consentimiento escondido o dado por supuesto.

Los derechos que puede ejercer tu cliente

Puede pedirte acceso a lo que tienes sobre él, que lo corrijas si está mal, que lo elimines o que dejes de usarlo para determinados fines. Esas solicitudes tienen plazos de respuesta y conviene tener claro quién las atiende en tu operación.

Recibir una de estas peticiones y no saber qué hacer es la situación que más veces termina en una denuncia.

Una tensión que hay que conocer

La normativa de datos personales dice conservar lo mínimo y por el menor tiempo posible. La de prevención de lavado obliga a conservar documentación de las operaciones durante plazos largos.

No se contradicen: la obligación legal de conservar es una base válida para hacerlo. Pero conviene distinguir qué guardas porque una norma te obliga —y entonces se guarda ordenado y protegido— de lo que guardas por costumbre, que es lo que debería depurarse.

Por dónde empezar

Tres cosas, en este orden: una política de privacidad publicada, una frase clara de consentimiento en tus formularios, y una limpieza de todo lo que acumulaste sin saber para qué. Lo tercero es lo más incómodo y lo que más reduce el riesgo.

Para profundizar: ¿Qué es la publicidad engañosa en un aviso inmobiliario?.

Fuentes

• Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales — MINJUS
• SBS — Unidad de Inteligencia Financiera del Perú