¿Qué datos de mis clientes puedo guardar y cuáles no?

La libreta de contactos de un agente es, legalmente, un banco de datos personales. Y eso trae obligaciones que casi nadie en el rubro tiene resueltas: informar para qué se usan, tener una base que lo permita, y no usarlos para otra cosa. Anotar cada contacto, visita y respuesta en un CRM inmobiliario evita que un interesado se pierda entre los chats.

Qué cuenta como dato personal

Cualquier información que permita identificar a una persona, directa o indirectamente. En el día a día de un agente: nombre, documento, teléfono, correo, dirección, información sobre su capacidad de pago y, si la tienes, su situación crediticia o familiar.

Algunos de esos datos son especialmente sensibles y su tratamiento tiene reglas más estrictas. Los financieros, por ejemplo, no se manejan con la misma ligereza que un teléfono.

Lo que viene antes y después de este paso, desde la ficha del portal hasta el seguimiento por WhatsApp y CRM, está en la guía 2026 de marketing inmobiliario en el Perú.

Lo que sí puedes hacer

• Guardar los datos necesarios para atender a esa persona en la operación que te encargó.
• Conservar la documentación que te exige la normativa de prevención de lavado.
• Contactarla para lo que autorizó: avisarle de propiedades que calcen con lo que busca, si aceptó recibir eso.
• Tener un CRM, siempre que el acceso esté controlado y los datos no se compartan con quien no deba verlos.

Lo que no puedes hacer

• Usar los datos para un fin distinto del que informaste. Alguien que te dejó su teléfono para consultar por un departamento no autorizó que lo sumes a una lista de difusión.
• Compartir tu base con otros agentes sin que la persona lo sepa y lo acepte.
• Comprar listas o usar contactos extraídos de otros sitios.
• Subir tu base a una plataforma publicitaria para crear públicos, si la persona no lo autorizó.
• Guardarlo todo para siempre. Los datos se conservan mientras sean necesarios para su finalidad o mientras una norma lo exija.

El consentimiento, en la práctica

No hace falta un formulario legal de tres páginas. Hace falta que la persona sepa, antes de darte sus datos:

• Quién los va a tratar (tú o tu empresa).
• Para qué.
• Por cuánto tiempo.
• Cómo puede pedir que los elimines o los corrijas.

Una línea clara al pie de tu formulario de contacto y una política de privacidad accesible resuelven lo esencial. Lo que no vale es un consentimiento escondido o dado por supuesto.

Los derechos que puede ejercer tu cliente

Puede pedirte acceso a lo que tienes sobre él, que lo corrijas si está mal, que lo elimines o que dejes de usarlo para determinados fines. Esas solicitudes tienen plazos de respuesta y conviene tener claro quién las atiende en tu operación.

Recibir una de estas peticiones y no saber qué hacer es la situación que más veces termina en una denuncia.

Una tensión que hay que conocer

La normativa de datos personales dice conservar lo mínimo y por el menor tiempo posible. La de prevención de lavado obliga a conservar documentación de las operaciones durante plazos largos.

No se contradicen: la obligación legal de conservar es una base válida para hacerlo. Pero conviene distinguir qué guardas porque una norma te obliga —y entonces se guarda ordenado y protegido— de lo que guardas por costumbre, que es lo que debería depurarse.

Por dónde empezar

Tres cosas, en este orden: una política de privacidad publicada, una frase clara de consentimiento en tus formularios, y una limpieza de todo lo que acumulaste sin saber para qué. Lo tercero es lo más incómodo y lo que más reduce el riesgo.

Para profundizar: ¿Qué es la publicidad engañosa en un aviso inmobiliario?.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos de un cliente se consideran datos personales?

Cualquier información que permita identificar a una persona, directa o indirectamente. En el trabajo de un agente eso incluye nombre, DNI, teléfono, correo, dirección y datos sobre su capacidad de pago, situación crediticia o familiar. Algunos, como los financieros, son especialmente sensibles y tienen reglas más estrictas.

¿Puedo guardar los datos de mis clientes en un CRM?

Sí, siempre que el acceso esté controlado y los datos no se compartan con quien no deba verlos. Además, debes tener una base válida para tratarlos, normalmente el consentimiento o la ejecución del contrato, y usarlos solo para la finalidad que informaste.

¿Puedo agregar a un cliente a una lista de difusión sin preguntarle?

No si solo te dejó su teléfono para consultar por un inmueble. Los datos recogidos para una operación no sirven automáticamente para hacer marketing. Puedes avisarle de propiedades que calcen con lo que busca únicamente si aceptó recibir ese tipo de mensajes.

¿Puedo comprar bases de datos o compartir mis contactos con otros agentes?

No. Comprar listas o usar contactos extraídos de otros sitios no está permitido. Tampoco puedes compartir tu base con otros agentes sin que la persona lo sepa y lo acepte, ni subirla a una plataforma publicitaria para crear públicos si no lo autorizó.

¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos de un cliente?

Mientras sean necesarios para la finalidad con que los recogiste o mientras una norma te obligue. La prevención de lavado exige conservar la documentación de las operaciones durante plazos largos, y esa obligación es una base válida. Lo que guardas solo por costumbre es lo que deberías depurar.

¿Cómo pido el consentimiento para usar los datos de un cliente?

No necesitas un formulario legal extenso. La persona debe saber antes de darte sus datos quién los tratará, para qué, por cuánto tiempo y cómo puede pedir que los elimines o corrijas. Una línea clara en tu formulario de contacto y una política de privacidad accesible resuelven lo esencial.

Fuentes

• Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales — MINJUS
• SBS — Unidad de Inteligencia Financiera del Perú