Administrar no es vender: es una relación que dura años y en la que respondes de forma continua. Por eso lo que se revisa al recibir no es solo el inmueble, sino el alcance de lo que estás asumiendo.
Datos clave
- Define el alcance por escrito: hasta qué monto decides tú sin consultar.
- Inventario con fotos el día de la entrega, firmado.
- Lecturas de medidores anotadas y firmadas.
- Quién asume qué entre propietario, inquilino y tú.
Del inmueble y sus papeles
- Partida registral y titularidad
- Que no haya cargas que afecten el arrendamiento
- Predial y arbitrios al día
- Estado de cuenta de la administración del edificio
- Reglamento interno y reglas sobre alquileres
- Si hay inquilino actual: contrato vigente, plazo, monto y estado de pagos
Del estado físico
Recorrido completo, con fotos de cada ambiente y registro de:
- Instalación eléctrica y tablero
- Instalación sanitaria: presión, fugas, desagües
- Humedad y filtraciones
- Puertas, ventanas y cerraduras
- Artefactos y equipos que quedan, con marca y estado
- Llaves y accesos, contados
- Lecturas de todos los medidores
Todo esto va en un inventario firmado por el propietario, con el mismo formato que después firmará el inquilino (cómo se hace un inventario que sirva). Es lo que define después qué era desgaste normal y qué fue daño.
Lo que se acuerda con el propietario
- Alcance: ¿solo cobranza, o también reparaciones, coordinaciones y trato con el inquilino?
- Autonomía de gasto: hasta qué monto resuelves sin consultar. Sin este número, cada llave que gotea es una llamada.
- Honorario: cómo se calcula y cuándo se cobra (qué se cobra por administrar y qué incluye).
- Liquidación: qué día del mes transfieres y con qué detalle.
- Qué gastos asume el propietario y cuáles el inquilino.
- Qué haces ante una mora: desde cuándo gestionas y con qué pasos (cómo se cobra la renta sin perseguir a nadie).
- Vacancia: quién asume la publicación y la búsqueda del siguiente inquilino.
- Cómo termina el encargo y con qué preaviso.
La autonomía de gasto es lo que hace viable el negocio
Es la cláusula que separa una administración rentable de una que consume tu día. Sin un monto hasta el cual puedas decidir, terminas de intermediario en cada reparación menor, y el honorario no cubre ese tiempo.
Con el monto definido, resuelves, documentas y lo reportas en la liquidación mensual.
Lo tributario
El arrendamiento genera renta de primera categoría para el propietario, con su propia declaración y pago mensual ante Sunat. Tu honorario de administración es ingreso tuyo y necesita su comprobante.
Dejar claro desde el inicio quién declara qué evita el malentendido más común de este servicio: el propietario que asume que tú te encargas también de sus impuestos.
Lo que conviene rechazar
No todo encargo vale la pena. Conviene decir que no, o condicionar la aceptación, cuando el propietario no quiere firmar un contrato de administración, cuando pide que "no se sepa" que el inmueble está alquilado, cuando hay un inquilino con deuda acumulada y espera que tú la resuelvas sin un plan, o cuando el inmueble tiene un problema físico serio (filtraciones, instalación eléctrica precaria) que él no piensa arreglar. En esos casos el honorario no cubre el riesgo que asumes frente al inquilino y frente al propio propietario.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un contrato con el propietario para administrar su inmueble?
Sí, por escrito: un contrato o mandato de administración que fije el alcance, el honorario, la autonomía de gasto, el día de liquidación y cómo termina el encargo. Sin ese papel, cada decisión tuya es discutible y el cobro del honorario, también.
¿Quién declara el impuesto del alquiler, el propietario o el administrador?
El propietario. La renta de primera categoría es suya y la declara y paga él, mes a mes. El administrador puede recordárselo y hasta preparar el cálculo, pero no sustituye al contribuyente; dejarlo escrito desde el primer día evita el malentendido más común de este servicio.
¿Qué hago con el inquilino que ya vive en el inmueble cuando lo recibo?
Presentarte por escrito, con copia al propietario: quién eres, desde cuándo administras, a qué número se escribe y a qué cuenta se paga. Y verificar contra el contrato vigente el monto, la fecha de pago y el estado de la garantía antes de cobrar el primer mes.
¿Cada cuánto visito una propiedad que administro?
Una visita al inicio, una al cambio de inquilino y una revisión programada al año, avisada con anticipación, suele ser suficiente. Más que eso incomoda al inquilino; menos, y las filtraciones se descubren cuando ya son caras.
Para profundizar: ¿Qué hago la primera semana de una propiedad publicada?.
Fuentes
Cómo te ayuda EximiaHaus
Publica y administra tu cartera de alquileres desde un solo lugar:
- Alquilar tu propiedad — cómo conseguir inquilino, filtrarlo y firmar un contrato que sirva si hay problemas.
- Planes para agentes e inmobiliarias — publicaciones, avisos destacados, producción de video y difusión en redes según el volumen de tu cartera.
- Reporte Equifax completo — revisa historial crediticio, deudas y score por S/ 7.90, con la segunda consulta gratis.
¿Prefieres que te asesoremos directamente? Escríbenos por WhatsApp desde la página de servicios y te respondemos el mismo día.
