¿Cuántas personas de mi equipo pueden usar la misma cuenta?

Lo correcto no es cuántas personas comparten una contraseña, sino cuántos usuarios distintos tiene tu cuenta. Compartir credenciales es cómodo hasta el día en que alguien borra un aviso, cambia un precio sin avisar o deja el equipo llevándose el acceso. Un equipo ordenado necesita usuarios separados y responsabilidades claras por propiedad.

¿Por qué no compartir la contraseña?

¿Cómo reparto responsabilidades?

Por propiedad, con nombre y apellido. Cada aviso tiene un responsable que contesta sus consultas, coordina sus visitas y decide sus cambios. El reparto por zona funciona bien porque acumula conocimiento local; el reparto por turnos, mal, porque nadie hace seguimiento de una conversación que empezó otro.

¿Quién debería ver los reportes?

Cada persona los de sus propiedades, y quien dirige, los de toda la cartera. Es la forma de que cada uno pueda corregir lo suyo sin depender de una reunión, y de que la conversación de equipo sea sobre decisiones y no sobre quién tiene el dato.

¿Qué hago cuando alguien deja el equipo?

Tres pasos el mismo día: desactivar su usuario, reasignar sus propiedades a otra persona, y revisar que las consultas abiertas de esas propiedades queden atendidas. Ese tercer paso es el que se olvida, y es donde se pierden operaciones que ya estaban avanzadas.

¿Y los datos de los contactos?

Son de la empresa, no de la persona que los atendió, y su tratamiento está sujeto a la normativa de protección de datos personales. Conviene tenerlo escrito en el acuerdo con cada integrante del equipo, junto con la obligación de no llevarse la base al salir. Es un tema que se resuelve antes, no cuando ya ocurrió.

La rutina de mantenimiento que cada responsable debería seguir está en cómo mantener al día todos tus avisos.

Cómo incorporar a una persona nueva al equipo

La forma en que alguien entra define cómo va a trabajar. Un ingreso ordenado toma poco tiempo y evita la mayoría de los problemas posteriores:

1. Crea su usuario con un correo propio, nunca con el de otra persona ni con uno genérico que ya use el resto.
2. Asígnale propiedades concretas desde el primer día, aunque sean pocas. Quien no tiene nada a su nombre termina ayudando en todo y respondiendo por nada.
3. Entrégale las reglas de la casa por escrito: cómo se titulan los avisos, qué fotos van primero, en cuánto tiempo se contesta una consulta y qué cambios necesitan aprobación.
4. Firma con esa persona el acuerdo sobre los datos de los contactos, antes de que atienda su primera consulta y no después.
5. Revisa sus primeras respuestas a interesados durante los primeros días. Es más fácil corregir el tono al inicio que cuando ya se volvió costumbre.

Qué cambios deberían pasar por aprobación

Dar autonomía no significa que todo se decida en solitario. Conviene separar lo operativo de lo que afecta al cliente o al valor del inmueble:

• Libres para el responsable: responder consultas, agendar y confirmar visitas, corregir errores de redacción y actualizar datos que ya fueron verificados.
• Con aprobación de quien dirige: cambiar el precio, retirar o borrar un aviso, marcar una propiedad como vendida o alquilada y reemplazar la foto principal.

Para los cambios que requieren aprobación, deja constancia de quién lo pidió, quién lo autorizó, la fecha y el motivo. Si el propietario pregunta meses después por qué bajó el precio de su inmueble, esa nota es la respuesta.

Errores frecuentes en cuentas de equipo

• Registrar la cuenta principal con el correo personal de un agente. Si esa persona se va, la empresa pierde el control de su propia cuenta. El titular debe ser un correo de la empresa.
• Publicar la misma propiedad dos veces. Dos agentes que suben el mismo inmueble compiten entre sí, dividen las consultas y confunden al comprador, que ve dos avisos con datos distintos.
• Dar respuestas contradictorias al mismo interesado. Pasa cuando dos personas atienden una misma conversación. Un responsable por propiedad lo evita.
• Tratar la conversación fuera de la cuenta sin dejar registro. Si el seguimiento sigue por el teléfono personal de alguien, el historial se va con esa persona cuando deja el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos usuarios incluye un plan?

Depende del plan: los orientados a equipos incluyen varios usuarios. Lo importante es que cada persona tenga el suyo y que nunca se comparta una sola contraseña, porque así sabes quién hizo cada cosa y, cuando alguien sale, desactivas su usuario sin cambiar la clave de todos.

¿Pueden todos editar cualquier propiedad?

Lo preferible es que cada quien edite solo las suyas. Cada aviso debe tener un responsable con nombre y apellido que conteste sus consultas, coordine sus visitas y decida sus cambios, y así se evita que alguien cambie un precio sin avisar o borre un aviso ajeno.

¿Se puede ver quién hizo cada cambio?

Sí, siempre que cada persona entre con su propio usuario; con una contraseña compartida, no. Sin esa trazabilidad nadie sabe quién cambió el precio y un aviso borrado queda sin historial, por eso la regla es un usuario por persona.

¿Un agente externo puede tener acceso?

Es mejor que publique desde su propia cuenta y que ambos coordinen el precio y la información del inmueble. Darle acceso a la tuya le abre los datos de tus contactos, que son de la empresa y cuyo tratamiento está regulado por la Ley 29733.

¿Qué pasa con las consultas si alguien se enferma?

Sus propiedades se reasignan temporalmente a otra persona del equipo, que atiende las consultas mientras tanto. Por eso conviene tener usuarios separados y repartir por propiedad, no por turnos: con turnos nadie hace seguimiento de una conversación que empezó otro.

Fuentes

• Ley 29733 — Ley de Protección de Datos Personales
• Indecopi — Código de Protección y Defensa del Consumidor (Ley 29571)
• Impulso Corp — Perú Inside Gen Inmobiliario