Hay ocho documentos que se usan en casi todas las operaciones, y la mayoría de los agentes los improvisa cada vez. Prepararlos una sola vez —bien, y revisados por un abogado los que lo necesiten— devuelve horas todas las semanas y elimina los errores que se cometen redactando con prisa.
Datos clave
- Los legales se revisan una vez por un abogado y se usan siempre.
- Los operativos los puedes armar tú en una tarde.
- Estandarizar no es despersonalizar: se rellena, no se recita.
- Lo que ahorra más no es el tiempo: es no olvidarse de nada.
Las cuatro que necesitan revisión legal
1. Autorización o encargo de venta. Identificación del inmueble por partida, precio y mínimo, plazo, exclusividad, comisión y cuándo se devenga. Es el documento que protege tu trabajo.
2. Registro de interesados presentados. La lista que informas periódicamente al propietario con quién visitó. Es la prueba de quién trajo al comprador si después se discute la comisión.
3. Acuerdo de colaboración entre agentes. Quién aporta qué, cómo se reparte, quién atiende a quién y qué pasa si la operación se cae.
4. Contrato de administración, si administras alquileres: alcance, honorario, límite de gasto autónomo y cómo se rinde cuentas.
Las cuatro operativas
5. Ficha de captación. Todos los datos del inmueble en un formato fijo: metraje con su tipo, antigüedad, mantenimiento, estacionamiento, estado registral, qué incluye el precio. Si es siempre la misma, no se olvida ningún dato.
6. Checklist de documentos del propietario. Lo que hay que pedirle y en qué orden, para que nada frene la firma.
7. Ficha de interesado. Qué busca, presupuesto, si es al contado o con crédito, quién más decide, cuándo necesita mudarse.
8. Formato de reporte al propietario. Visitas al aviso, consultas, visitas al inmueble, qué dijeron, qué se hizo y qué sigue.
Y las respuestas guardadas
No son un documento, pero ahorran más que todos los anteriores juntos: las cinco o seis respuestas que das veinte veces al día. Mantenimiento, metraje, si acepta crédito, cómo llegar, disponibilidad.
Guardadas en el teléfono y personalizadas al enviar, son minutos recuperados cada día.
Por qué conviene un formato fijo
Lo importante no es el tiempo que ahorras escribiendo: es que un formato fijo no se olvida de nada. La mayoría de los problemas de una captación —un cónyuge que aparece tarde, un metraje que no cuadra, un mantenimiento que nadie preguntó— vienen de haber tomado los datos de memoria.
Dónde guardarlas
En una nube con la cuenta del negocio, no en el escritorio del celular. Dos razones: puedes trabajar desde cualquier dispositivo, y si sumas a alguien no hay que reconstruir nada.
Y una precaución: las fichas de interesados contienen datos personales. El acceso tiene que estar controlado y no compartirse con quien no deba verlos.
El error de copiar plantillas de internet
Los documentos legales copiados sin revisar suelen traer cláusulas que no aplican al Perú, o que no protegen lo que crees. La inversión de que un abogado revise una vez tus cuatro documentos legales es de las que más veces se amortizan en este oficio.
Las operativas sí puedes armarlas tú: son tuyas y no comprometen a nadie.
Para profundizar: ¿Cómo organizo mis fotos y videos de propiedades?.
Fuentes
- Código Civil peruano — prestación de servicios y mandato
- Sunarp — Publicidad registral
- Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales — MINJUS
Cómo te ayuda EximiaHaus
Las plantillas ordenan el trabajo; el aviso es el que trae las consultas:
- Planes para agentes e inmobiliarias — publicaciones, avisos destacados, producción de video y difusión en redes según el volumen de tu cartera.
- Difusión multicanal y contenido — llevamos tu propiedad a Facebook, Instagram, TikTok y YouTube con el formato propio de cada red: fotografía optimizada, reel con voz en off, video selfie y video premium.
- Dónde publicar tu propiedad — los seis criterios que conviene comparar antes de elegir un portal inmobiliario.
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