Hay ocho documentos que se usan en casi todas las operaciones, y la mayoría de los agentes los improvisa cada vez. Prepararlos una sola vez —bien, y revisados por un abogado los que lo necesiten— devuelve horas todas las semanas y elimina los errores que se cometen redactando con prisa.
Datos clave
- Los legales se revisan una vez por un abogado y se usan siempre.
- Los operativos los puedes armar tú en una tarde.
- Estandarizar no es despersonalizar: se rellena, no se recita.
- Lo que ahorra más no es el tiempo: es no olvidarse de nada.
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Las cuatro que necesitan revisión legal
1. Autorización o encargo de venta. Identificación del inmueble por partida, precio y mínimo, plazo, exclusividad, comisión y cuándo se devenga. Es el documento que protege tu trabajo.
2. Registro de interesados presentados. La lista que informas periódicamente al propietario con quién visitó. Es la prueba de quién trajo al comprador si después se discute la comisión.
3. Acuerdo de colaboración entre agentes. Quién aporta qué, cómo se reparte, quién atiende a quién y qué pasa si la operación se cae.
4. Contrato de administración, si administras alquileres: alcance, honorario, límite de gasto autónomo y cómo se rinde cuentas.
Este artículo cubre un punto concreto; el recorrido entero, con la ley, el curso, el registro del MVCS y las comisiones de 2026, está en cómo ser agente inmobiliario en el Perú, paso a paso.
Las cuatro operativas
5. Ficha de captación. Todos los datos del inmueble en un formato fijo: metraje con su tipo, antigüedad, mantenimiento, estacionamiento, estado registral, qué incluye el precio. Si es siempre la misma, no se olvida ningún dato.
6. Checklist de documentos del propietario. Lo que hay que pedirle y en qué orden, para que nada frene la firma.
7. Ficha de interesado. Qué busca, presupuesto, si es al contado o con crédito, quién más decide, cuándo necesita mudarse.
8. Formato de reporte al propietario. Visitas al aviso, consultas, visitas al inmueble, qué dijeron, qué se hizo y qué sigue. Un CRM inmobiliario sencillo te dice a quién escribir hoy y qué quedó pendiente con cada cliente.
La primera de las operativas la puedes descargar lista: la plantilla de CRM inmobiliario en Excel tiene una fila por cliente, etapa, temperatura, próxima acción con fecha y una hoja de resumen del embudo.
Y las respuestas guardadas
No son un documento, pero ahorran más que todos los anteriores juntos: las cinco o seis respuestas que das veinte veces al día. Mantenimiento, metraje, si acepta crédito, cómo llegar, disponibilidad.
Guardadas en el teléfono y personalizadas al enviar, son minutos recuperados cada día.
Por qué conviene un formato fijo
Lo importante no es el tiempo que ahorras escribiendo: es que un formato fijo no se olvida de nada. La mayoría de los problemas de una captación —un cónyuge que aparece tarde, un metraje que no cuadra, un mantenimiento que nadie preguntó— vienen de haber tomado los datos de memoria.
Dónde guardarlas
En una nube con la cuenta del negocio, no en el escritorio del celular. Dos razones: puedes trabajar desde cualquier dispositivo, y si sumas a alguien no hay que reconstruir nada.
Y una precaución: las fichas de interesados contienen datos personales. El acceso tiene que estar controlado y no compartirse con quien no deba verlos.
El error de copiar plantillas de internet
Los documentos legales copiados sin revisar suelen traer cláusulas que no aplican al Perú, o que no protegen lo que crees. La inversión de que un abogado revise una vez tus cuatro documentos legales es de las que más veces se amortizan en este oficio.
Las operativas sí puedes armarlas tú: son tuyas y no comprometen a nadie.
Para profundizar: ¿Cómo organizo mis fotos y videos de propiedades?.
Preguntas frecuentes
¿Qué plantillas necesita un agente inmobiliario?
Ocho documentos que se usan en casi todas las operaciones. Cuatro requieren revisión legal: encargo de venta, registro de interesados presentados, acuerdo de colaboración entre agentes y contrato de administración. Los otros cuatro son operativos: ficha de captación, checklist de documentos del propietario, ficha de interesado y formato de reporte al propietario. A eso se suman las respuestas guardadas para las consultas repetidas.
¿Qué debe incluir una autorización o encargo de venta?
Debe identificar el inmueble por su partida y fijar el precio y el mínimo, el plazo, la exclusividad, la comisión y el momento en que esta se devenga. Es el documento que protege tu trabajo, por eso conviene que un abogado lo revise una vez y que después lo uses en todas tus captaciones.
¿Para qué sirve el registro de interesados presentados?
Sirve como prueba de quién trajo al comprador si más adelante se discute la comisión. Es la lista de las personas que visitaron el inmueble y que informas periódicamente al propietario. Como tiene efecto legal, forma parte de los cuatro documentos que conviene hacer revisar por un abogado.
¿Qué datos debe tener una ficha de captación?
Todos los datos del inmueble en un formato fijo: metraje con su tipo, antigüedad, mantenimiento, estacionamiento, estado registral y qué incluye el precio. Usar siempre la misma ficha evita olvidos, y la mayoría de los problemas de una captación, como un cónyuge que aparece tarde o un metraje que no cuadra, nace de tomar los datos de memoria.
¿Puedo usar contratos inmobiliarios copiados de internet?
Para los documentos legales no es buena idea sin revisión. Los copiados suelen traer cláusulas que no aplican al Perú o que no protegen lo que crees. Que un abogado revise una vez tus cuatro documentos legales es una inversión que se amortiza muchas veces; las plantillas operativas, en cambio, sí puedes armarlas tú.
¿Dónde conviene guardar las plantillas y fichas del negocio?
En una nube con la cuenta del negocio, no en el escritorio del celular. Así trabajas desde cualquier dispositivo y, si sumas a alguien, no hay que reconstruir nada. Como las fichas de interesados contienen datos personales, el acceso debe estar controlado y no compartirse con quien no deba verlos.
Fuentes
- Código Civil peruano — prestación de servicios y mandato
- Sunarp — Publicidad registral
- Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales — MINJUS
Cómo te ayuda EximiaHaus
Las plantillas ordenan el trabajo; el aviso es el que trae las consultas:
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- Difusión multicanal y contenido — el equipo produce el contenido de tu propiedad —fotos optimizadas con IA, video vertical y reel con voz en off— y lo difunde en TikTok, Facebook, Instagram y YouTube con el formato propio de cada red.
- Dónde publicar tu propiedad — los seis criterios que conviene comparar antes de elegir un portal inmobiliario.
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