El kardex es el número interno con el que la notaría identifica tu expediente desde que ingresa la minuta hasta que la escritura queda inscrita. No es un documento ni un requisito legal que tengas que conseguir: es la etiqueta del trámite. Te lo piden porque, con ese número, cualquiera —el banco, la inmobiliaria, tu abogado o tú mismo— puede consultar en qué punto está el expediente sin volver a explicar quién compra qué a quién.
Datos clave
- Qué es: el número de expediente que asigna la notaría al ingresar la minuta.
- Cuándo aparece: apenas se recibe el documento y se abre el trámite, antes de la firma.
- Para qué sirve: hacer seguimiento, coordinar con el banco y ubicar el expediente entre cientos.
- No confundir con: el número de escritura pública, el número de partida registral ni el título de Sunarp.
- Se pide por escrito: anótalo el día que entregas la minuta y guárdalo con el resto de tus papeles.
¿En qué momento me dan el kardex?
Cuando la notaría recibe la minuta y abre el expediente. A partir de ese instante, todo lo que se agregue —copia literal, certificado de gravamen, documentos de identidad, constancia de no adeudo, comprobantes de pago de impuestos, la propia escritura— se archiva bajo ese número. Si te dicen "su kardex es el tal", esa es la respuesta corta a la pregunta "¿ya está en trámite?".
¿Por qué me lo pide el banco?
Porque el banco necesita coordinar el desembolso con la firma. Su área legal llama a la notaría y pregunta por el estado del kardex: si ya está lista la escritura, si falta algún documento del vendedor, si ya se firmó y cuándo se presenta a registro. Sin ese número, la consulta se vuelve una búsqueda por nombre entre expedientes de la misma semana. Es simple logística, y por eso se pide temprano.
Lo mismo aplica cuando hay una inmobiliaria, un asesor o un tercero coordinando: el kardex es el único dato que permite hacer seguimiento sin exponer información del contrato.
¿Cómo se ordena la cadena de números?
| Número | Quién lo asigna | Qué identifica | Cuándo aparece |
|---|---|---|---|
| Kardex | La notaría | El expediente completo del trámite | Al ingresar la minuta |
| Número de escritura pública | La notaría | El instrumento firmado, en el registro del notario | El día de la firma |
| Número de título | Sunarp | La solicitud de inscripción presentada | Al presentar el parte notarial |
| Partida registral | Sunarp | El inmueble en el registro de predios | Existe desde antes; es la del inmueble |
| Asiento | Sunarp | Cada acto anotado dentro de la partida | Cuando la inscripción se aprueba |
¿Cómo lo uso para hacer seguimiento?
Con el kardex a la mano, la pregunta útil a la notaría no es "¿cómo va mi trámite?" sino tres preguntas concretas: qué documento falta hoy, quién debe entregarlo y cuándo se presenta el parte al registro. Anota la respuesta con fecha. La mayoría de los retrasos no son de la notaría: son un documento pendiente del vendedor, un poder por regularizar o una deuda de arbitrios que nadie sacó a tiempo.
Cuando el parte ya está presentado, el seguimiento se muda a Sunarp y el número que importa pasa a ser el del título. Ahí conviene saber cómo sacar una copia literal para confirmar que la inscripción salió como debía.
Ver también: parte notarial y testimonio, qué documentos pide el notario y cómo elegir la notaría.
Preguntas frecuentes
¿El kardex es lo mismo que el número de escritura?
No. El kardex identifica el expediente en trámite; el número de escritura identifica el instrumento ya firmado dentro del registro del notario.
¿Me pueden cobrar por darme el kardex?
No es un servicio: es el número de tu propio expediente. Se pide y se anota.
¿Sirve el kardex para consultar en Sunarp?
No. Sunarp trabaja con el número de título y con la partida registral. El kardex solo funciona dentro de la notaría.
¿Qué hago si cambio de notaría?
El expediente se cierra en la primera y se abre uno nuevo en la segunda, con otro kardex. Pide constancia de la devolución de los documentos originales.
¿Cuánto tiempo se guarda el expediente?
El notario conserva sus instrumentos públicos como parte de su archivo; por eso, años después, puedes pedir una copia del testimonio de una escritura antigua indicando el año y el número.
Fuentes
- Decreto Legislativo 1049 — Ley del Notariado Peruano
- Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú
- Sunarp — publicidad registral e inscripción de actos
Cómo te ayuda EximiaHaus
Un papel mal armado se paga caro y se arregla tarde. Antes de firmar, conviene apoyarse en esto:
- Asesoría legal inmobiliaria — acompañamiento en compraventa, contratos y saneamiento para que operes con seguridad.
- Acompañamiento de principio a fin — un especialista contigo en los cuatro tramos críticos: precio, material, filtrado de interesados y cierre.
- Publica tu primera propiedad gratis — crea tu cuenta y publica tu primer aviso sin costo: fotos, ubicación en el mapa, contacto directo por WhatsApp y estadísticas de visitas.
- Buscador de propiedades — filtra por distrito, precio y tipo de inmueble en todo el Perú.
¿Prefieres que te asesoremos directamente? Escríbenos por WhatsApp desde la página de servicios y te respondemos el mismo día.